Évente két hónapot csak adminisztrálunk, dokumentálunk
Hatszor annyi adat, információ érkezik a vállalatokhoz, mint öt éve. Ezek kezelése összmunkaidőt tekintve évente két hónapot vesz igénybe.
2015-re hatszorosára nőtt az európai vállalatokhoz beáramló információ mennyisége, az öt évvel korábbi állapothoz képest mindez jelentős kihívások elé állítja a cégeket, kezelés és hozzáférés szempontjából is. Az IDC U.K. ezzel kapcsolatos tanulmánya teljes egészében csak márciusban lesz publikus, de mint azt a hvg.hu-hoz eljutatott összefoglaló mutatja, a dokumentumkezeléssel kapcsolatos feladatok nemcsak sok időt emésztenek fel, hanem évente jelentős, 20 százalékos teljesítménycsökkenést is eredményeznek, ami csaknem kéthónapnyi munkának felel meg.
„Tapasztalataink azt mutatják, hogy ma már a kkv-nek is óriási adatáradattal kell megküzdeniük a mindennapi munkavégzés során. A hirtelen megnövekedett információmennyiség kezelése pedig jelentős erőforrásokat emészthet fel. A kihívás a „jó” és „rossz” adatok elkülönítésében, értelmezésében, valamint költség- és időhatékony feldolgozásában rejlik” - mondta a hvg.hu-nak Szabó Zsolt, az OKI Magyarország MPS szakértője. Nem mindegy, hogy mekkora erőbefektetést és mennyi időt igényel egy nyers adathalmazból kiszűrni azokat az információkat – jó adatokat –, amelyek munkánkhoz szükségesek. A cég érdekeit szem előtt tartva ezért érdemes az adatfeldolgozó folyamatokat optimalizálni, hogy a vállalat az erőforrások átcsoportosításával a bevételtermelő tevékenységekre, feladatokra koncentrálhasson.
Az IDC tanulmánya szerint a növekvő mobil munkaerő egyre jellemzőbb trenddé válik. A becslések szerint 2018-ra az alkalmazottak 75 százaléka fog mobileszközökről az irodán kívülről, például otthonról vagy útközben dolgozni. Fontos, hogy ezek az egyre jelentősebb arányt képviselő munkatársak bárhol és bármikor hozzáférhessenek a pontos információkhoz.
„Elengedhetetlen bizonyos elavult módszerek kiiktatása, például a papíralapú működésről a digitális dokumentumkezelésre való átállás” - mondta Szabó.
Lényegesen egyszerűbb egy digitalizált anyagban kulcsszavakra keresni, könnyebben lehet adatokat kategorizálni és nem utolsó sorban bármikor, bárhonnan elérhető azt, amire szükség van. A digitalizációra történő átállás egyik kézenfekvő módja a korszerű multifunkciós készülékek használata, amelyek többet tudnak a klasszikus nyomtatási, szkennelési vagy másolási funkción kívül. Például közvetlenül e-mailbe, a központi szerver megfelelő mappájába vagy felhőbe is szkennelhetnek, akár távoli eléréssel is. Ezen készülékek nemcsak az előírásoknak való megfelelőséget és a biztonságot növelik a dokumentumkezeléssel járó munkák során, hanem a vállalati szempontból egyre jelentősebbé váló mobilitást is elősegítik. A sok adattal dolgozó cégek esetében ezek a jól méretezhető, hálózati kapcsolattal rendelkező eszközök az egyre nagyobb mennyiségű, papíralapú és digitális formátumú adat kezelésének folyamatát is leegyszerűsítik.
