Azon szolgáltatóknál, melyek havonta egyszer, a számla kiküldésekor kerülnek fizikailag kapcsolatba az ügyféllel, elsődleges cél, hogy az ügyfeleket a sárga csekkes megoldásnál egy kényelmesebb és rugalmasabb fizetési módra tereljék át. Nem véletlen, az e-számlára való áttérés ugyanis nemcsak az előfizetők, de a cégek jól felfogott érdeke is: míg az emberek sorban állás és várakozás nélkül fizethetik be a számlát, a szolgáltatók hatalmas összegeket takaríthatnak meg a módszerrel.

Magyarországon jelenleg háromféle számlázási módszer elfogadott: a számlatömbbel kiállított számla, a szoftverrel elkészített papír alapú számla, valamint a teljesen elektronikus (digitális) verzió. A kézzel való kitöltésnél sokszor kényelmesebb elektronikus megoldások közüli választást tovább bonyolítja, hogy még itt is kétféle lehetőség közül lehet választani.

Szoftverek: a miénk, de…

A számlázószoftvereket értelemszerűen csak akkor tudjuk használni, ha telepítjük őket a számítógépünkre. A számla fizikai kiállításához képest jóval egyszerűbb és gyorsabb ez a módszer, ugyanakkor a programot készítő cégtől függően könnyen ütközhet az ember pluszköltségekbe. Ilyen lehet a telepítési/frissítési díj, vagy az, ha ugyanazt a programot több számítógépről is szeretnénk használni, illetve gondot okozhat az is, ha egy számítógép operációs rendszerét újabbra cseréljük.

Ez utóbbi nem csak kompatibilitási problémákat okozhat. Még ha az oprendszert ugyanarra a verzióra is cseréljük (vagyis telepítjük újra), a figyelmetlenség miatt akkor is elszállhatnak korábbi számláink. Márpedig a hatályos jogszabályok szerint a számlázószoftver olyan, mint egy számlatömb: nyolc évig meg kell őrizni.

Számla a felhőből

A hagyományos programoknál jóval rugalmasabb megoldást kínálnak az online számlázó rendszerek. Az interneten elérhető szolgáltatások gyakorlatilag bárhonnan igénybe vehetők, így nincs szükség arra sem, hogy (a böngészőn kívül) bármilyen szoftvert telepítsen a használója a számlát kiállító számítógépre.

Bár az online számlázórendszerekre is érvényes, hogy nyolc évig meg kell őrizni a számlát, ezzel itt nincs különösebb feladata felhasználónak, a számlákat a szolgáltató automatikusan megőrzi. Legalábbis amíg létezik. „Ha valaki online számlázórendszert szeretne használni, érdemes előtte néhány dologról tájékozódnia: milyen régóta van a cég a piacon, milyen szolgáltatásokat nyújt, mennyi ideig őrzi meg a számlát, lehet-e elektronikus számlát kiállítani, vagy csak papíralapút, és ha lehet, akkor hogyan oldják meg az időpecsételést vagy épp az azonosítást” – magyarázta a hvg.hu-nak Kis Ervin Egon, a Szövetség az Elektronikus Kereskedelemért Közhasznú Egyesület elnöke.

Mitől lesz elektronikus egy számla?

Az e-számlázáshoz önmagában nem elég a számlázószoftver, vagy az online számlázási rendszer megléte: a számla leglényesebb eleme az elektronikus időpecsét, valamint az elektronikus aláírás. „Az elektronikusan kiállított papíralapú számla papíralapon érvényes, de természetesen tárolhatunk róla elektronikus másolatot is, ugyanakkor ez az adóhivatal felé igazolásként nem használható. Ugyanez fordítva is igaz: az elektronikus számla eredeti hivatalos példánya egy elektronikus fájl elektronikusan aláírva és elektronikus időpecséttel ellátva. Ezt is ki lehet nyomtatni, de a NAV felé történő igazolásra nem használható” – hangsúlyozta Kis Ervin Egon.

A szakember szerint az, hogy november 15-ig be kell jelenteni a NAV-nak a felhasznált számlázóprogramok adatait jó időzítés arra, hogy szoftvert vagy online számlázási rendszert váltson egy-egy cég. Aki október 1-je óta nem bocsátott ki új számlát, annak egy váltás esetén elég az új szoftver/rendszer adatait megadnia a NAV felé, míg aki október 1-je óta is adott ki számlát, annak a váltás esetén a jelenlegi és az új adatokat is le kell jelentenie. Az e-számlázás lehetőségét idehaza elsősorban a kisvállalkozások használják ki, akik több jó megoldás közül is választhatnak.

A választék

A komolyabb megoldások közül szinte mindegyik lehetőséget biztosít valamilyen ingyenes kipróbálási lehetőségre. Ennek keretei változatosak, de mindegyik elég arra, hogy érdemi döntést lehessen hozni arról, kinek melyik felel meg leginkább. A próbán túl az online szolgáltatások különböző előfizetői csomagokban biztosítják az ügyfelek számára a számlázás lehetőségét, illetve azt, hogy az általuk kiállított számlákat meddig őrzi meg a rendszer.

Magyarország legrégebb óta működő online számlázási rendszere a Számlázz.hu, ezzel idén októberben mintegy 200 ezer számlát készítettek el, benne 80 ezer e-számlával. A szolgáltatás ingyenes verziójával korlátlan mennyiségű papír alapúszámlát állíthatunk ki, akinek viszont ennél több mindenre lenne szüksége, az négy előfizetői csomag közül választhat. Az ingyenes és az alap csomagon kívül minden számlát a tárgyév mellett további nyolc évig megőrzi a rendszer.

Hasonlóan népszerű a Billzone.eu, mellyel elektronikus és papíralapú számlákat is előállíthatunk. A rendszer a hagyományos számlázó szoftverek funkcionalitásával is rendelkezik, így a vevő, termék, bankszámla és valutanem kezelése is lehetséges, ezek alapján az információk alapján pedig képes kiállítani a rendszer az adott számlát.

A Billingo.hu-n szintén adott a lehetőség az ingyenes kipróbálásra, egy rövid regisztrációt követően pedig az ingyenes, teljes verziót is megkapjuk 30 napra. A rendszer nagy előnye, hogy a számlákat előfizetés nélkül is korlátlan ideig megőrzi a rendszer, ugyanakkor a havi nettó bevételi határ miatt érdemes lehet a prémium opciót igényelni.

A szoftverek közül az egyik legnépszerűbb a hosszú évek óta fejlesztett Kulcs-Számla, de hasonló többéves fejlesztés eredménye az infocentrum.hu számlázószoftvere, vagy épp az incash.hu programja, melyet 1998 óta fejlesztenek a szakemberek.

A Kulcs-Számla esetében néhány fontosabb adat (cégnév, kapcsolattartó, elérhetőség) megadása után le is tölthetjük a demó verziót. A programmal forintban és devizában is készíthetünk árajánlatot, a kiszámlázott termékeket pedig egy Excel-táblából is importálhatjuk, ami sok cégnek jól jöhet.

Az infocentrum is kínál egy próbaverziót, az ígéretek szerint pedig öt éles számlát azonnal ki is állíthatunk, anélkül, hogy meg kellene vásárolnunk a szoftvert. A cég négyféle változatot kínál, fontos azonban, hogy mindegyiknél biztosított a biztonsági mentés készítése, valamint már a legkisebb csomagban is lehetőségünk nyílik több számlatömb kezelésére.

Az ingyenesen próbálgatható demóverziót szintén kínáló InCash-t – a kiegészítő modulok mellett – négy csomagban érhetjük el: míg az alapcsomagot főként a szolgáltatásokat kínáló vállalkozásoknak ajánlják, addig a profi csomagot azoknak, ahol nagy számú vevőkezelés folyik, emellett pedig készletkezelést is végeznek a számlázáson kívül.

Főleg kkv-k

A döntés előtt érdemes legalább két alternatívát kipróbálni, azt figyelembe véve, hogy nincs egyetlen, legjobb megoldás: minden attól függ, hogy mekkora a cég és pontosan mire van szüksége.

Hogy a gondolkodás után végül mennyien döntenek az e-számlázás mellett arról nincs hivatalos, összesített adat, de a trend a már említett Számlázz.hu statisztikájából jól látszik: míg 2011-ben az összes rajtuk keresztül kibocsájtott számla körülbelül 22 százaléka volt e-számla, addig 2014 végén az első 10 hónap adatait figyelembe már 40 százalék fölött jár ez a mutató. A szolgáltató tapasztalatai szerint ma Magyarországon főleg a kisvállalkozások fordulnak az e-számlázás felé, mivel a nagyobb cégeknek például a dolgozók betanítása miatt jóval nagyobb költséggel járna az átállás.