Az előttünk álló feladatok listázásának ötlete egyszerű logikát követ: ha leírjuk a dolgokat, nem kell őket észben tartanunk. Ez az úgynevezett Zeigarnik-hatással függ össze, amely szerint az agyat jobban foglalkoztatják a még elvégzendő feladatok, mint a már elvégzettek.

Az 1920-as években Bluma Zeigarnik litván pszichológus megfigyelte, hogy a pincéreknek nem okozott gondot, hogy megjegyezzék a vendégek rendeléseit. Csakhogy amint felszolgálták az ételeket és italokat, néhány perccel később már nem emlékeztek rá, ki mit rendelt. Zeigarnik arra a következtetésre jutott, hogy a befejezetlen feladatokra jobban emlékszünk, mint a befejezettekre.

Kutatótársa, Maria Ovsiankina aztán megállapította, hogy a befejezetlen feladatok ráadásul erősebb cselekvési késztetést eredményeznek (Ovsiankina-hatás). A kutatások szerint ez az oka annak, hogy úgy érezzük, végig kell néznünk egy filmet vagy végig kell olvasnunk egy könyvet, ha már belekezdtünk.

A két jelenség együttes hatása, hogy a teendőlisták olyan jól működnek: ha leírjuk a dolgokat, nem kell emlékeznünk rájuk, így elménk felszabadul, és elvégezheti a feladatokat (Zeigarnik-effektus). Ugyanakkor maga a lista úgy működik, mint egy befejezetlen feladat: agyunk arra törekszik, hogy kipipálja, azaz megoldja a lista egyes pontjait (Ovsiankina-hatás). A lista kipipálása ráadásul személyes bizonyíték arra, hogy valóban teljesítettünk valamit.

A teendőlista elkészítésénél fontosabb a végrehajtás

Erre többféle módszert is alkalmazhatunk. Ivy Leetől, a 20. század egyik legjelentősebb PR-szakemberétől származik a következő tanács: ne reggel írjuk le a teendőink listáját, hanem még este döntsük el, mi az a hat legfontosabb dolog, amelyet másnap meg kell tennünk, és a fontossági sorrendet is határozzuk meg. Reggel kezdjük az első feladattal. Azok a dolgok, amelyeket nem tudtunk elvégezni, a következő napra szóló lista élére kerülnek. Így elkerülhetjük, hogy éjszaka az ágyban azon töprengjünk, milyen teendők várnak ránk holnap.

A lista másik változata az ütemezés, azaz időbeosztás. Cal Newporttól származik, aki arra a következtetésre jutott, hogy a munkanapot nem feladatok szerint kell strukturálni, hanem érdemes inkább időblokkokra osztani. A naptárba jellemzően olyan találkozókat írunk be, amelyeknek meghatározott időkeretük vagy kezdőpontjuk van: szülői értekezlet, megbeszélések, fogorvos. Newport azt javasolja, hogy ne csak az időponthoz kötött találkozóknak, hanem minden tevékenységnek adjunk időkeretet.

Ne csak azt tervezzük meg, mit kell csinálnunk, hanem azt is, hogy mikor. És mennyi ideig.

HVG Könyvek / 41 megvalósítási modell

Kezdjük a munkanapunkat azzal, hogy a teendőink listáján szereplő minden egyes feladathoz rendelünk egy időkeretet. Például 2 óra a projektterv elolvasására; 40 perc a megbeszélésre; fél óra a prezentáció előkészítésére; 1 óra az e-mailek feldolgozására, 60 perc értelmetlen szörfözésre a neten és 30 perc csocsózásra a kollégákkal. (Tudatosan tervezzünk időt ostobaságokra és haszontalan időtöltésekre is.)

Ügyeljünk arra, hogy naponta legfeljebb hét-kilenc blokkot tervezzünk be, és egyetlen blokk se legyen húsz percnél rövidebb. Mindig meg kell adnunk magunknak a lehetőséget, hogy elmerüljünk az adott tevékenységben, és ehhez legalább húsz percre mindenképp szükség van. Hosszú távon az a módszer lényege, hogy megtanuljunk hosszabb ideig kitartani egy feladat mellett, és rájöjjünk, melyik feladat mennyi időt vesz igénybe.

Most ezeket a munkafázisokat állítsuk helyes sorrendbe. A szabály, hogy először a nehezek, aztán a könnyebbek jönnek. A nap első munkafázisához válasszunk tehát egy komplikáltabb feladatot. Hajlamosak vagyunk a legfókuszáltabb reggeli órákat e-mailek megválaszolására pazarolni. Álljunk ellen ennek a kísértésnek.

Természetesen az ütemezésre is érvényes – akárcsak a könyvben található összes technikára –, hogy mindenkinek magának kell kitalálnia, mi működik számára a legjobban. Ha jó tapasztalataink vannak azzal, hogy reggel „bemelegítésképpen” megválaszolunk öt e-mailt, akkor csináljuk ezt továbbra is. De ha újra és újra azon kapjuk magunkat, hogy halogatjuk a „nehéz” feladatokat, akkor át kell gondolnunk az időbeosztásunkat.

A fenti cikk a 41 megvalósítási modell című könyv szerkesztett részlete.

Az igazán sikeres embereket az különbözteti meg a többiektől, hogy hatékonyabban használják ki a rendelkezésükre álló időt – vagyis tudják, hogyan kezdjék el, hogyan folytassák és fejezzék be a feladataikat. A szórakoztató stílusban megírt könyv olyan módszereket mutat be, amelyek segítségével hatékonyabban haladhatunk végig a megvalósítás útján.