Egy levelezőrendszer, amelynél sohasem kell törölnie – így is hirdetik a Gmailt, ami persze nem teljesen igaz, de azért az tény, hogy az átlagos felhasználónak több mint elég a rendelkezésére álló több mint hét és fél Gbájtnyi tárterület, amelyet, bár lassan, de folyamatosan növel a Google. Mindez azonban azt is magával hozza, hogy egy idő után már meglehetősen átláthatatlanná válnak leveleink (főleg, ha nem használjuk a csillagozást vagy a címkéket). Az alábbiakban megpróbáltuk összegyűjteni azokat a fogásokat, amelyekkel pillanatok alatt kikereshetünk bármilyen levelet, legyen az akár a szemetesben, akár a kiküldött leveleink között, s még az sem jelent gondot, ha csak arra emlékszünk, hogy például valamikor júliusban kaptuk.
A Gmail-használók körében köztudott, hogy a keresést a levelező felső részében lévő keresőmezőből kell indítani. Elég, ha ide beírunk egy szót, s szerepeljen az akár a Tárgy sorban, akár a levéltörzsben, a rendszer pillanatok alatt kikeresi a vonatkozó levelet. De mi a helyzet, ha a beszélgetések témái között keresnénk, vagy például – mert ilyen is van – a szemetesben? Az alábbiakból ezek is kiderülnek.

Kezdjük mindjárt azzal, hogy a keresőkifejezések ugyan angol szavak lesznek, de ez nem fog gondot okozni a magyar nyelvű Gmailnek sem.
Ha feladó szerint szűrnénk a keresést, akkor a from szócska siet a segítségünkre: írjuk a keresőmezőbe: from: Józsi, s a Gmail máris szállítja azokat a leveleket, amelyeket Józsi nevű ismerősünktől kaptunk. Ilyenkor persze partnerünk e-mail-címét is beírhatjuk, s azt sem árt tudni, hogy a rendszer nemcsak a tőle érkezett leveleket, hanem – ha volt ilyen – még a beszélgetéseket is kiadja. Ha még egy partnert akarunk kapcsolni hozzá, akkor azt az OR logikai operátorral tehetjük meg, azaz a példánknál maradva: from: Józsi OR from: Gizi. Azt is megtehetjük, hogy csak azokat a leveleket kérjük a rendszertől, amelyet ugyan Józsitól kaptunk, de egy bizonyos projekt ügyében történt a levélváltás. Ilyenkor egy kulcskifejezés lehet például a from:Józsi (projekt OR szálloda).

Kikereshetjük azokat a partnereket is, akikről csak azt tudjuk, hogy valamikor elektronikus levelet küldtünk nekik, ilyenkor a kereső mezőbe a to: szócskát kell tenni a partner neve/e-mail címe elé.

Hasonló logikával kereshetünk azok között a levelek között, amelyeknek a tárgyára emlékszünk, a kulcsszó ilyenkor: subject: (példa: subject:feljegyzés).
Az ügyes Gmailező persze használja a levelezőrendszer egyik remek szolgáltatását, a címkézést. Nos, ezt a tényt is bevonhatjuk a keresésbe. Ha például a keresőmezőbe a from:Józsi label: kollega kifejezést írjuk, akkor azok a levelek jönnek elő, amelyeket attól a Józsi nevű ismerősünktől kaptuk, akinek irományait egyúttal a kollega címkével is elláttuk.

Természetesen a mellékletek alapján is kereshetünk. Ha azt írjuk be: filename:project.doc, akkor máris megkapjuk azt a levelet, amelyhez a project nevű dokumentumot csatoltuk. Akkor sincs baj, ha nem emlékszünk a csatolt állomány nevére, a filename:pdf utasítás például valamennyi levelet kiadja, amelyhez pdf-et csatoltunk.
Alaphelyzetben a Gmail nem keres sem a kukában, sem a spamek között. Rábírhatjuk ezen fiókok átfésülésére is, az előbbi esetben az in:trash, utóbbiban az in: spam előtagot használva a kereséshez.

Az alapján is kereshetünk, hogy kinek küldtünk másolatot a levélről: cc:Józsi, illetve bcc:Józsi.
A különféleképpen megjelölt levelek között is keresgélhetünk. Ha csak az olvasottak között kutakodnánk, használjuk az is:read előtagot (példa: is: read from: Józsi), vagy ha a csillagozott levelek érdekelnek, akkor: is:starred  (példa: is:starred from: Wizzair).

Sokan használják írásos „csevegésre” is a Gmailt. Még a beszélgetések közül is válogathatunk, akár a szavakig lebontva. Ha például az is:chat este keresőkifejezést írjuk be, akkor valamennyi beszélgetés szövegét megkapjuk, amelyben az este szócska szerepel.

S végül mit tegyünk, ha csak arra emlékszünk, hogy július első felében kaptunk Józsi nevű ismerősünktől egy fontos levelet? Nos, ilyenkor is pofonegyszerű a keresés: a kulcskifejezés: after2010/07/01 before2010/07/15 from: Józsi.