Folyton értekezleten ül? Lehet ezt értelmesen is csinálni
Egyre több cégnél jönnek rá, hogy a megbeszélések jelentős része teljesen felesleges. Amikor azonban hatékonyságot kellene növelni, nagyon nehezen megy a meetingek megreformálása.
A meeting (megbeszélés) az, amikor az amúgy is egy szobában ülő emberek átülnek egy másik szobába. Számos munkavállaló, sőt felső vezető is azt gondolja, hogy a vállalati értekezletek jelentős része teljesen felesleges. Amerikában naponta 11 millió találkozót tartanak a cégeknél, és a számítások szerint az így kiesett munka miatti veszteség elérheti az évi 37 milliárd dollárt – bár a rosszindulatúak szerint a megbeszéléseket főleg azok kedvelik, akik vagy nem dolgoznának, vagy ha igen, akkor is csak kárt okoznának, tehát az ilyen emberek egy helyen tartása még előnyös is lehet.
Ha egy értekezletnek nincs világos célja, túl sok ember vesz rajta részt, és az időtartam sincs kontrollálva – akkor összehívni sem érdemes. De ha még ha figyelnek is minderre, akkor is számos alkalommal előfordul, hogy az értekezlet szétesik, és végül csak arról nincs szó, amiért összehívták.
A Business Insider cikke szerint a leghatékonyabb cégvezérek is felismerték ezt, és egyebek között Steve Jobs, az Apple alapítója, Jeff Bezos, az Amazon vezetője vagy akár Oprah Winfrey radikálisan csökkentették a korábban a teljes naptárukat behálózó értekezletek számát, illetve úgy alakították át azokat, hogy tényleg hatékonyak legyenek.
Mondj kicsit, de tartsd be!
Az értekezletek egyik jellemzője, hogy hiába hangzanak el jó ötletek, hamar elfelejtődnek, illetve nem valósulnak meg, a résztvevők fűt-fát beígérnek, de nem lesz belőle semmi. A legendás General Motors-vezér, Alfred Sloan számos olyan elemet vezetett be a cégénél, amely ma már a modern vállalati struktúra része. Sloan 1920 és 1950 között volt a GM vezére, amely ekkor a világ legnagyobb vállalata volt, a foglalkoztatottak száma meghaladta a 600 ezret, és a gyár futószalagjain gyártották az amerikai autóipar járműveinek 46 százalékát. Sloan felismerte, hogy a megbeszéléseken mindenki nagyokat mond, de a magvalósulásból nem lesz semmi, ezért bevezette az emlékeztetőket, amelyek minden értekezlet után elkészültek, és az ötletek mellé delegálták a pontos feladatokat, határidőket, a felelősök nevével együtt. Ez akkoriban annyira korszerű volt, és annyira megdobta a hatékonyságot, hogy egyesek szerint a GM ennek is köszönhette a piaci dominanciáját.
Belassít és szivárogtat
Ben Horowitz, az Opsware nevű vállalat egykori vezére szerint a leghatékonyabbak a négyszemközti megbeszélések. Egy vezető így lehet a legőszintébb az alkalmazottaihoz és fordítva, anélkül, hogy egymást vagy másokat megbántanának. Ugyanakkor fontos, hogy a megbeszélésen a vezető tudjon hallgatni és meghallgatni is. Horowitz szerint egy megbeszélés alatt a menedzsernek az idő 10 százalékában kellene csak beszélnie, a többiben pedig hallgatni a többieket, de ez gyakran fordítva történik. Egy négyszemközti megbeszélésen viszont könnyebben nyílik meg a legcsendesebb dolgozó is.
A Yelp vezére is ezt a taktikát követi, és hetente beszél személyesen minden emberével. Jeff Bezos, az Amazon alapító-vezére pedig azt szereti, ha az emberek vitatkoznak – persze ehhez is az kell, hogy ő tudjon hallgatni.
Szintén feleslegessé tehet egy megbeszélést, ha a résztvevők nem elég felkészültek. A Tesla és a Yahoo vezére ezért például elvárja, hogy minden javaslat kidolgozva kerüljön elé, és az előterjesztő legyen annyira felkészült, hogy a várható kérdésekre válaszolni tudjon. Így egy megbeszélésre sem kerülhet olyan ötlet, amiről nem tudják, hogy mennyibe kerül, vagy milyen eredmények várhatóak tőle
A néhai Apple vezér Steve Jobs is azt részesítette előnyben, ha egy értekezleten a lehető legkevesebb személy van jelen. Jobs legendásan félt – nyilván nem oktalanul – attól, hogy a fejlesztésekkel kapcsolatos titkok kiszivárognak a cégtől, ezért a megbeszéléseken csak azok vehettek részt, akiknek feltétlenül szükséges volt. Egyes tanulmányok szerint ha hétnél több munkatárs értekezik, akkor minden egyes plusz fővel jelentősen csökken a hatékonyság.
Larry Page, az Alphabet vezére szerint a kötelező ülések belassíthatják a működést. Minek egy jó ötletre csak azért várni, mert azt majd a kolléga a heti vagy havi megbeszélésen vezeti elő? Oprah Winfrey pedig egyenesen úgy véli, hogy amit e-mailen keresztül el lehet intézni, azt nem is kell megbeszélésekre vinni.
