A HR-szakemberek régóta küzdenek azzal a problémával, hogy egy adott állás meghirdetése után minél gyorsabban és hatékonyabban válasszák ki a lehető legideálisabb jelöltet a pozíció betöltésére. A feladat annál nehezebb, minél több önéletrajz érkezik, a kiválasztási idő pedig ennek függvényében növekszik. Hogy a munkafolyamat felgyorsuljon, valamilyen lépést biztosan kihagynak a HR-esek az értékelés során – ezzel valószínűleg sokan találkoztak már, ez történik például, amikor nem kapunk semmilyen visszajelzést az önéletrajz elküldése után.

A jövő elkezdődött

A kiválasztási folyamat felgyorsításához külföldön ma már a legtöbb esetben valamilyen ATS (applicant tracking system, jelöltkövető rendszer) megoldást hívnak segítségül, ami dönteni ugyan még nem tud a HR-es helyett a felvételről, de a kiválasztás egyes folyamatait – például a jelentkezővel történő kommunikálást, önéletrajzok leválogatását – már el tudja végezni, jelentős időt (és energiát) spórolva ezzel a HR-nek.

Az ATS-ek alkalmazása az USA-ból indult ki, majd Európán keresztül ma már a magyarországi piacon is elterjedőben van. Amerikában a Walmart és a Red Bull, Törökországban a Vodafone, míg Európa más részein például a Deutsche Telekom, a Sixt, a Shell és a Swarovski az, ahol már alkalmaznak a HR-ben bizonyos automatizáló megoldásokat. Utóbbi cég például egy olyan rendszert fejlesztett le, ami nemcsak akkor foglalkozik az álláskeresőkkel, amikor épp van betölthető pozíciója: a tehetséges sales-eseket például folyamatosan a cég közelében „tartják”, így ha megüresedik egy állás, anélkül tudják azonnal betölteni, hogy ismét meg kellene hirdetni a pozíciót.

Miért van erre szükség?

A Big Data, azaz a nagy adathalmazok fogalma a 2000-es években jelent meg először. Az internet elterjedésének köszönhetően olyan mennyiségű információ termelődik ki két nap alatt, mint amennyi az emberiség hajnalától egészen 2003-ig. Az IBM becslése szerint ma ez napi szinten kb. 2,5 exabit adatot jelent, azaz a kettest és az ötöst 18 nulla követi.

Erre tett rá még egy lapáttal a gazdasági világválság, amikor rövid időn belül egyre többen jelentek meg az álláskeresők piacán, ezzel pedig jelentősen nőtt az egy pozícióra elküldött önéletrajzok száma is. Éppen ezért olyan rendszerek megalkotása vált szükségessé, ami a HR-eseknek segít kiszűrni a lehető legalkalmasabb jelöltet, ezzel spórolva időt és pénzt a cégnek és a jelentkezőnek is.

Stefan Berger, az IBM humárerőforrás-menedzseléssel foglalkozó leányvállalatának szakértője 2014 januárjában úgy nyilatkozott: az automatizált módszerek hatékonysága jóval nagyobb a korábbinál, ezek segítségével ugyanis minőségibb munkaerő kerülhet a cégekhez, amivel a foglalkoztatás átlagos ideje is jelentősen növekedhet. Náluk, a Kenexa-nál például adatelemzésekkel szűrték meg a jelentkezőket, ennek köszönhetően 1000 jelentkezőből mintegy 50 maradt fenn a hálón, akik azonnali állásajánlatot is kaptak.

A német Computerwoche szerint az amerikai cégek mintegy 95 százaléka alkalmaz már valamilyen automatizált megoldást az önéletrajzok előszűréséhez. Ez nem is csoda olyan szinteken, mint például a német példaként hozott Bosch, ahol évente 200 ezer álláskereső anyagát kell leválogatni, ami pusztán emberi erőforrással rengeteg időt venne igénybe. Persze ez nem azt jelenti, hogy csak és kizárólag a gépek döntenek a leendő alkalmazott sorsáról, az adatelemzési megoldásokkal ugyanakkor jelentős mennyiségű pályázó szűrhető ki.

Itthon még csak most kezdik

Magyarországon egyelőre gyerekcipőben jár az automatizálási rendszerek használata: ahol megérné használni, ott egyelőre még nem ismerik a technológiát, speciális feladatok elvégzésére pedig a rendszer megbízhatatlansága miatt nem használják. A Prezinél bizonyos részfolyamatokat – mint a jelölttel való kommunikáció – már automatizálttá tudnak tenni, ezen felül viszont ott sem használják az ATS-t.

„Egy ilyen rendszernél nagyon pontosan kell kommunikálni, hogy mi az, amit egy jelentkezőtől vár a cég, a Prezinél viszont nagy a rugalmasság az alkalmazottak munkáját illetően. Könnyen előfordulhat például, hogy egy munkatársunk félévente más feladatot kap, így több területen is kipróbálhatja a képességeit. Éppen emiatt az ATS értékelő funkcióját soha sem használjuk, ugyanakkor nagy segítséget jelent az, hogy más részfeladatokat, például a jelentkezővel történő kommunikációt, automatizálttá teszünk, így nem kell mindenkinek egyesével válaszolni, hogy a felvételi folyamatban épp hol tart az illető” – mondta el a hvg.hu-nak Adorján Katalin, a Prezi egyik HR-szakembere. “A teljesen automatizált toborzási folyamat elsősorban az olyan cégek számára hozhat igazi hasznot, ahol egy jól körülhatárolható, konkrét pozícióra, például marketinges pozícióra keresnek valakit. Ilyenkor több száz, esetleg több ezer önéletrajz érkezhet, aminek leválogatásában és kiértékelésében jelentősen csökkenhet a feldolgozásra szánt idő.”

Magyar startup nőhet fel a nagyokhoz

Külföldön már több olyan szoftver létezik, amivel nemcsak a kommunikáció gyorsítható fel, hanem komplex feladatokat is elvégez a rendszer a HR-es helyett. A korábban említett Bosch például a hollandok Textkernel nevű szoftverét használja, ennek segítségével válogatják le az évente beérkező 200 ezer önéletrajzot, de van már olyan magyar szoftver is, ami áttörést hozhat mind a nemzetközi, mind a hazai piacon.

A 2012 végén indult vállalkozás, az Indivizo egy kompetencia-alapú videointerjú platform, melynek segítségével az átlagosnál jóval gyorsabban tölthető fel a meghirdetett állás minőségi munkaerővel. A rendszer azonban nemcsak a HR szakemberek munkáját segíti, hanem az álláskeresők számára is sokkal nagyobb rugalmasságot biztosít a hagyományos interjúknál: az interjút mindenki a saját környezetében veheti fel, így adott esetben nem kell külön szabadságot kérni azért, hogy a jelölt elutazzon az első találkozóra.

„A kiválasztás, különösképpen annak előszűrési fázisa számos elemet tartalmaz, ami a technológia révén könnyebben és hatékonyabban elvégezhető. Több évnyi, kiválasztási folyamatok fejlesztésében tanácsadóként eltöltött év után fogalmazódott meg bennünk a gondolat, hogy egy olyan terméket állítsunk elő, ami megkönnyíti, és egyben hatékonyabbá teszi a HR munkáját” – mondta a hvg.hu-nak Illés Kata, az Indivizo egyik megálmodója. Kléri Bálint társalapító, a fejlesztés vezetője közel fél év alatt készítette el csapatával a rendszert, nem sokkal később pedig már az éles pilot-tesztelés is megkezdődött, olyan ügyfelekkel, mint az Air France-KLM, vagy épp a Boiron. A tapasztalatok szerint a két cégnél közel 70-80 százalékkal sikerült csökkenteni az első körös kiválasztáshoz szükséges időt. További előny, hogy a rendszer ATS funkciója révén a jelöltek azonnal kiértesíthetőek, akár elutasításról, akár továbblépésről legyen szó.

„A felmérések szerint ma a világon nagyságrendileg mintegy 200 millió álláskereső van egyidejűleg a piacon, és egyre több adatot, információt kell egyidejűleg kezelni HR oldalon is, hogy megtaláljuk a megfelelő jelölteket. Szervezeti oldalon a HR-rel szemben egyre nagyobb az elvárás, hogy a felvett munkaerő kimutatható pénzügyi hozzájárulást hozzon a cégnek, amihez már szükség van az új technológiák alkalmazására” – mondta Holics András szervezetpszichológus, az Indivizo társalapítója.

Értünk jön a HR

A magyar startup célja, hogy jelentősen lerövidítse a felvételi folyamat idejét. Ha a jelentkezők túljutnak az első körön, egy videointerjút vehetnek fel ott, ahol szeretnék. A kérdéseket az adott profilnak megfelelően a HR-es munkatárs állíthatja össze az Indivizo kompetencia alapú kérdésbankjából válogatva, vagy saját kérdéseket alkalmazva, a jelöltek pedig egységesen ugyanazon a megmérettetésen vesznek részt: ugyanannyi idő alatt, ugyanazokra a kérdésekre kell válaszolniuk. „Ez azért is fontos eleme a rendszernek, mert így kikerülhető az a pszichológiai jelenség, hogy egy külsőre szimpatikus jelöltnek könnyű, míg egy kevésbé szimpatikus jelöltnek nehezebb kérdéseket tesznek fel az interjúztatás során” – magyarázza Holics.

A videót a jelentkező az Indivizo webes felületén rögzítheti, így ahhoz más nem férhet hozzá, a HR-esnek pedig akár több lehetősége is van arra, hogy kiértékeljen egy kérdést, mielőtt a megfelelő alanyokat behívják egy utolsó elbeszélgetésre.

Jelenleg a teljes előszűrési folyamat elvégezhető a rendszerrel – az önéletrajzok fogadásától és feldolgozásától kezdve az elsőkörös interjúk kiértékeléséig –, a következő hónapokban pedig már nemcsak a kiválasztás, hanem a keresés is lehetséges lesz. „Ez azoknál a pozícióknál lesz igazán hasznos, amire nehéz jól kvalifikált munkaerőt találni. A finomhangolt kereséssel lehet majd keresni Facebookon, LinkedInen, Monsteren, illetve az egyik legnagyobb németországi álláskereső oldalon, a Xingen is, de később még más szolgáltatások is szóba jöhetnek” – mondta el Kléri Bálint, az Indivizo technológiai vezetője. A cégek egy űrlap segítségével állíthatják össze, hogy milyen kvalitásokkal rendelkező személyt szeretnének foglalkoztatni, a rendszer pedig ez alapján fogja megkeresni a potenciális jelölteket.

Jelentős változás várható tehát a hazai HR-szakmában, ami nemcsak a cégeknek, de az álláskeresőken is számszerűsíthető hasznot hozhat. A vállalatok gyorsabban jutnak majd minőségi munkaerőhöz, a jelentkező pedig végre akkor is tudni fog az eredményről, ha nem őt veszik fel a pozícióra. A rendszerek közösségi funkciói miatt érdemes nemcsak az álláskereső, hanem a közösségi oldalakon is erősíteni a jelenlétet, már csak azért is, mert a tapasztalatok szerint már ma is egyre több cég teszi közzé álláshirdetését ezeken a platformokon.